Büroleitung der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Geschäftsführung eines Krankenhauses bewegt sich täglich im Spannungsfeld zwischen Medizin, Wirtschaftlichkeit, Politik und gesellschaftlicher Verantwortung. Dafür braucht es ein Umfeld, das Struktur schafft, Prioritäten setzt und komplexe Themen souverän steuert.

Zur unmittelbaren Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir per sofort eine Büroleitung (m/w/d), die den Überblick behält, Zusammenhänge erkennt und Prozesse zuverlässig koordiniert. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und der Leitungsebene zusammen, sind Schnittstelle zwischen Sekretariat und Referent der Geschäftsführung und tragen maßgeblich dazu bei, dass strategische Themen zügig und zielgerichtet vorbereitet und umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

• Hauptleitung und Organisation des Büros der Geschäftsführung in Ergänzung zu den bestehenden Mitarbeitenden des Geschäftsführungssekretariats

• Schnittstelle zwischen Sekretariat und Referent der Geschäftsführung

• Zuverlässiges Terminmanagement, Priorisierung der eingehenden Anfragen, Vorbereitung von entscheidungsreifen Vorlagen

• Strukturierung und Steuerung administrativer und organisatorischer Abläufe

• Schnittstellen- und Projektmanagement

• Prozessoptimierung

• Qualitätssicherung der internen Kommunikation: Strukturierte Weitergabe von Informationen, Monitoring und konsequentes Nachhalten offener Themen

• Vor- und Nachbereitung von Gremienarbeit (Aufsichtsrat, Mitarbeitervertretung, Führungskreise, Projektgruppen)

• Eigenständige Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Berichten und Vorlagen

• Begleitung von Projekten und Sonderaufgaben mit Blick für Gesamtzusammenhänge, Prioritäten und Machbarkeiten

• Professionelle Korrespondenz sowie Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern

• Vorbereitung, Planung, Koordination und strukturierte Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und Beschlüssen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. Gesundheitsmanagement, BWL oder Public Management) oder vergleichbare Qualifikation

• Einschlägige Erfahrung in einer verantwortungsvollen Stabsfunktion – idealerweise im Gesundheitswesen, in einer öffentlichen Institution, einem Unternehmen oder im politischen Umfeld

• Ausgeprägte Fähigkeit, sich schnell und strukturiert in neue Themenfelder einzuarbeiten

• Freude an Restrukturierung und Transformation, Geschwindigkeit und viel Austausch

• Souveränes Projekt- und Schnittstellenmanagement

• Belastbarkeit und Handlungsfähigkeit bei erfolgskritischen und herausfordernden Aufgabenstellungen

• Hervorragende Organisationsfähigkeit und ausgeprägtes Priorisierungsvermögen

• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen

• Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit

• Exzellentes Auftreten auf Leitungsebene, professionelles Erscheinungsbild und situationsangemessene Kommunikation

Unser Angebot

• Sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in Vollzeit

• Attraktive Vergütung nach AVR-Caritas

• Betriebliche Altersversorgung

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld

• Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Einblicke in das Management und die Führung einer der größten kath. Krankenhausgesellschaften in Deutschland

• Flache Hierarchie und eine teamorientierte Unternehmenskultur

Das St. Marien Hospital in Lünen und das St. Christophorus Krankenhaus in Werne sind in der KLW Paulus GmbH (Klinikum Lünen-Werne) zusammengefasst und sind Teil der Kath. St. Paulus Gesellschaft, die an mehr als 15 Standorten mit fast 8.500 Mitarbeitenden die Gesundheitsversorgung in der Region sicherstellt. Für die Geschäftsführung der KLW Paulus GmbH suchen wir ab sofort eine Büroleitung.